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优化服务方式 提升服务品质——财务处“狠抓落实”工作案例
2019年05月06日 浏览次数 :

一、背景分析

随着高等教育经费投入力度的不断加强,国家对用好管好教育经费提出了更加严格的要求,同时随着新修订的《政府会计制度》等一系列法规制度,又对高校财务管理工作提出了新任务、新要求。

目前,与当前学院财务管理面临的巨大任务和挑战形成较大反差的是,广大教职工对财务的严肃性认识不够,对细致入微的财务要求掌握不够,对财务人员繁重的工作理解不够,导致教职工办理报销业务时,由于手续不全等原因往返多次,耗时耗力,颇有怨言。因此,财务处将开展财务管理服务水平提升活动列为“十三五”规划任务,同时落实院长办公会也提出的“及时关注、解决好师生相关诉求,在财经纪律的范围内,简化报销程序”的要求。

二、以问题为导向的解决方案

(一)制定《财务服务水平提升实施方案》

为严格遵守财经法规,维护学院利益,牢固树立“管理就是服务的意识” 和“亲和、规范、快捷”的服务理念,解决服务理念淡薄、业务操作不规范、制度落实不到位等问题,2016年起财务处启动服务提升计划。通过建立岗位公示牌、1对1业务咨询、建立QQ业务群、编制工作清单、建立AB角制度、设立窗口评议举报信箱及内部岗位检查等一系列活动,提高处室人员业务素质和服务意识,营造积极向上、团结协作、文明服务的工作氛围,为学院广大师生提供更为优秀的财务服务。

(二)开展《财务管理禁止性规定及典型案例》的提炼和汇编

一方面,坚持问题导向,从我院预算、报销、收费、采购等财务工作中搜集典型案例,突出日常工作中的热点、焦点和难点。计划通过案例的搜集、讨论、分析、归纳、提炼,形成《财务实践工作案例集》。该《案例集》确保案例的真实性、典型性、启发性、生动性和创新性,做到了案例内容主题鲜明、细节详实、语言精练,力戒空话套话。

另一方面,从国家、省市等各级各项高校财务规定中,摘取实质性的、禁止性的条款进行整理汇编,让教职工简明扼要的掌握哪些事项是明令禁止的,从而避免违反财经纪律要求,避免一些不必要的麻烦。

该案例集在整理和汇编时,始终坚持三个目标:一是好懂,用生动的案例代替抽象的制度条文,使广大师生进一步直观地了解各类财务问题,举一反三,避免今后“走弯路”。二是好用,汇集成册的《案例集》,内容丰富,方便查阅,可借鉴、能启发,是办理财务业务的“掌中宝”。三是好学,案例采取一问一答的形式,重点说明“是什么—问题的描述”、“为什么—涉及的制度规定”和“怎么办—正确的做法”等问题,对每一个案例从制度、规范、流程等方面进行分析阐述。同时,财务处会计人员通过案例收集与分析,提升了业务水平,培养了发现问题、解决问题的良好工作习惯,力争使财务人员成为政策的明白人、制度的守护人、业务的精通人、发展的参谋人、服务的贴心人。

为了确保该项工作落到实处,财务处集思广益,从利用各个渠道收集整理相关案例,并定期在学院办公平台及时向广大教职工发布。

一是从各级各类财务规章中提炼总结。对于财务工作而言,规章制度是根本。要想业务顺畅,不光财务人员要掌握规章制度,而且要让广大教职工也掌握规章制度,才能提高效率,化解矛盾。为此,财务处首先从规章制度入手,从制度中提取简明扼要、明令禁止的条款,让教职工轻松掌握。

二是财务处前台报账人员总结整理。学院财务处前台报账人员是日常接触业务报销的第一线,对政策掌握最全,对事例接触最多。财务处要求每位报账员每月至少总结5例典型案例。

三是组织报销人员座谈会。财务处分批分次主动到学院各部门组织报销人员座谈会。座谈会不设置会谈提纲,凡是与财务工作相关的内容均可畅所欲言,财务处广泛听取意见建议,并汇总意见,形成案例。

四是面向全院教职工征集案例。为进一步扩大案例范围,财务处面向全院教职工发布了征集案例的倡议书,通过邮箱、QQ、微信等各种沟通方式,一对一的为广大教职工解答财务问题和疑惑,并从中总结提炼,形成案例。

(三)定期开展报账员座谈会

为广泛听取服务对象的意见建议,进一步提升服务质量,定期开展报账员座谈会,既有对如何进一步改善财务报销、资金支付、预算管理等流程环节的建言献策,也有就差旅费报销、银校直联等业务中遇到的具体问题的咨询探讨。财务处掌握了来自一线最真实的情况,获取了大量来自一线的宝贵意见,会议取得良好的效果。

(四)举办各类财经制度宣讲活动

为了更好发挥财务的服务职能,让全院师生及时掌握财经管理新要求、新变化,保障学院各项经济业务安全运行,举办了“宣传财经知识,严肃预算管理”财经制度宣讲活动。为做好培训工作,财务处相关人员分别针对预算管理、政府采购预算编制及执行、报销业务、收费及票据管理制作了培训课件,将日常财务管理中存在的矛盾突出点和新问题作为重点,从工作流程、工作制度等方面进行了解读,明确了国家政策变化对学院财务管理的影响,将制度落实到实际业务中去,突出财务管理过程中矛盾集中点,争取培训工作实在、实用、有实效。为达到较好的培训效果,财务处分三个校区对各部门负责人、校内预算和政府采购预算编制人员、报账员等相关人员分别进行了培训,对参会人员提出的具体问题进行了解答,并收集了对财务处工作改进的建议和意见。

(五)召开优化报销流程座谈会

按照院长办公会“及时关注、解决好师生相关诉求,在财经纪律的范围内,简化报销程序”的要求开展了优化报销流程座谈会,分别邀请三个校区的报账员及相关人员分批开展,在确保财务规范的基础上,省去重复审核,减轻报账员工作量。座谈期间,财务人员针对拟优化的说明、证明的审批问题;需要对方单位开具证明的报销问题;关于申请的签字流程问题;押金和质保金的审批问题;自制表和非正式发票的签字流程问题;会议和培训的通知签字审批问题;出差审批单和日常报销审批的签字报销流程等问题进行了讲解。提出简化流程的建议,群策群力,共同把学院财务报销工作做好。

三、取得的成果

(一)报销满意度逐年提升

近三年财务报销满意度汇总表

年度

满意度

2016年

2017年

2018年

83.78%

84.02%

84.45%

通过以上数据可看出,财务报销满意度呈现逐年稳步提升的趋势,近年财务处采取的多项提升服务水平的措施得到一定程度的认可。

(二)案例征集活动成果丰富

该活动开展3年以来,共形成发布案例14辑、170余例,并汇总印刷了《财务管理禁止性规定摘录及典型案例汇编》。该汇编分禁止性规定和典型案例两大部分。

一是禁止性规定。分为内部控制、会计基础工作、预决算管理、资金管理、收费管理、发票管理、出差培训相关规定、招投标及合同管理、三公两费管理和科研经费管理十项内容,提炼禁止性条款80余款。

二是典型案例汇编。分为三公经费管理、政采及合同管理、公务卡、个人所得税、差旅报销、发票规范、公务借款、技能大赛补助、银校直连及银行卡结算、奖励补助发放、财务书写规范、学生收费、日常报销、责任处罚及经费查询等十五项内容,提炼典型案例170余例。

(三)报销效率明显提高

1.实现网上审签流程。做好工作流建设工作,实现了对出差和借款的网上审批,并根据试运行情况逐步完善,提高了工作效率。

2.实现网上预约报销。新上网上预约报销系统,正常情况下7个工作日内款项将自动支付,缩短了报账员等待时间,极大提高了结算效率。

(四)财务知识宣讲效果显著

通过学院办公平台发布《财务知识宣讲课件》、举办财经制度宣讲活动等形式,对学院教职工特别是报账员进行培训,接受培训人数600余人,进一步加强了教职工办理相关财务业务时的规范性。